Archivujete správne? Typy ako viesť váš archív systematicky!
V každom produktívnom podniku musí existovať systém, vďaka ktorému funguje všetko tak ako má. Systém riadenia, kvality ale aj vedenia administratívy a archivovanie si vyžaduje precíznosť a zodpovednosť. Či už sú to účtovné doklady alebo záznamy produkcie, archivuje sa skoro všetko a časom sa toho nazbiera pomerne viac. Veľa podnikov necháva archiváciu na poslednom mieste, čo je ich najväčšia chyba.
Základ- Kvalitné a stabilné regály
Základom každého archívu sú regály, kde sú uložené všetky záznamy a dokumenty. Možno to poznáte z vlastných skúsenosti, ale väčšina archívov pôsobí preplnene, chaoticky a nestabilne. Regály praskajú vo švíkoch a je čas na ďalšiu investíciu vrazenú do novších a stabilných regálov.
Regálové zostavy dnes nájdete v rôznych prevedeniach a dá sa povedať, že cenovo dostupných riešeniach. Preferované sú najmä policové regály vyrobené z kvalitnej ocele. Ak chcete, aby vám regály slúžili čo najdlhšie, vyberajte také, ktorých konštrukcia je vyrobená z certifikovanej a odolnej ocele zodpovedajúca príslušným normám kvality.
Dokonalý prehľad v každom období
Ak chcete mať v uloženej dokumentácií dokonalý prehľad musíte si vytvoriť akýsi systém a dodržať tieto 3 pravidlá:
- Vytvoriť si systém ktorý je jednoduchý ( napr. podľa charakteru alebo dôležitosti dokumentov)
- Udržiavať poriadok na regáloch a v priestore archívu
- Investovať do kvalitnejších regálových zostáv
Ak by sme sa mali zamerať na praktickú stránku, dokumenty by sme mali ukladať zdola nahor, čo znamená, od najnižšieho roku po najvyšší. Ak budete mať dokumentáciu odlíšenú navyše farebne, vytvoríte si časom zaužívaný a jednoduchý systém v ktorom sa budete orientovať rýchlejšie a systematickejšie.
Základom sú každopádne stabilné a kvalitné regály a systém, podľa ktorého sa budete orientovať. Ak hľadáte kvalitné regály alebo regálové systémy za rozumné ceny, navštívte stránku regalsistem.sk, kde nájdete všetko na jednom mieste.