Tipy na efektívne skladovanie a archiváciu podnikovej dokumentácie
Dokumenty sú taká vec, ktorá sa skladuje všade. Štátne inštitúcie, knižnice, školy, firmy i jednotlivci, tí všetci archivujú dokumentáciu. Archivácia dokumentov je dokonca z veľkej časti daná zákonom.
Poznáte spôsoby, ako efektívne skladovať a archivovať dôležité dokumenty?
Základné delenie
Dokumenty, ktoré väčšinou skladujeme, sú vo veľkosti A4. Najjednoduchšou a najprehladnejšou formou je uložiť ich do šanónov, ktoré potom môžeme ďalej ukladať do rôznych regálov. Súdy a iné štátne inštitúcie často využívajú papierové spisové dosky a rýchloviazače.
Sú lacné a praktické, vhodné aj na dlhodobú archiváciu v prípade, ak sa do uložených dokumentov vstupuje minimálne.
Archivačné krabice sú dostupný a pomerne bezpečný spôsob na skladovanie dokumentov. Zmestia sa do nich šanóny, papierové spisy aj rýchloviazače. Sú celkom pevné a kúpite ich v každom dobrom papiernictve.
Keď však archivačné krabice naplníte dokumentmi, musíte ich takisto niekde uložiť. Na rad prichádzajú archívne regály.
Ako naplno využiť regály pri skladovaní dokumentov?
Keď sa vaša podniková dokumentácia stane natoľko rozsiahlou, že ju už viac nedokážete skladovať v policiach a skriniach za pracovnými stolmi, skúste využiť regály a regálové systémy. Majú tú výhodu, že vaše dokumenty udržiavajú v bezpečí a chránia ich pred trvalým poškodením.
Pri hľadaní vhodných regálov preto vyskúšajte nasledujúce tipy:
1. Myslite na hĺbku políc v regáloch
Ak regál v sklade alebo archíve postavíte k stene, hĺbka políc by mala byť 320 mm. Ak ho postavíte do stredu a dá sa k regálu prísť z oboch strán, ideálna je pre vás hĺbka 600 mm. Tieto rozmery platia pre skladovanie šanónov, spisov a papierových rýchloviazačov.
Pri archivačných krabiciach sa hĺbka políc musí prispôsobovať danej krabici, vyššie uvedené rozmery však zvyčajne platia aj pri nich.
Veľkorozmerné formáty, ako napríklad výkresy, sa skladujú v špeciálnych veľkoformátových šuflíkoch. Zapamätajte si, že správna dĺžka police v regáloch je taká, pri ktorej vám v danom regáli ostane čo najmenej zbytočného miesta.
2. Zamyslite sa, ako často potrebujete prístup k dokumentom
Ak pravidelne pracujete s archivovanými dokumentami, potom sú pre vás vhodnejšie stacionárne policové regály. Vytvorte si vo svojich skladoch systém regál-ulička-regál a získate tak potrebný priestor pre hľadanie a prácu s dokumentáciou.
Silnou stránkou stacionárnych regálov je jednoduchá montáž, vysoká nosnosť políc, odolnosť, stabilita a dlhá životnosť.
Nepotrebujete mať ku skladovaným dokumentom taký častý prístup? Vyskúšajte mobilné regály, ktoré dokážu zabezpečiť využitie priestorových kapacít skladu takmer na 100 %.
V bloku mobilných regálov vám stačí iba jedna obslužná ulička, ktorá sa dá posúvaním regálov vytvoriť v ľubovoľnom mieste bloku.
3. Zvážte výšku skladových priestorov
Sklady a archívy zvyčajne bývajú pod úrovňou zeme a nemávajú vysoké stropy. Ak sa vám predsa len stane, že skladujete dokumentáciu v priestoroch, ktorých hlavnou devízou je výška stropov, využite možnosti policových poschodových regálov.
Efektívne zvyšujú kapacitu skladu a tým znižujú prevádzkové a investičné náklady.
4. Vytvorte bezpečný priestor pre dokumenty
Papierové dokumenty sú veľmi citlivé. Vplýva na na ne vlhkosť, slnečné svetlo, prach, pleseň. Papier takisto ľahko horí. Dokumentáciu vždy skladujte na suchých, tmavých miestach, kde sa k nim nedostane voda a nehrozí vznietenie.
Aj keď máte dokumenty uložené v šanónoch a archivačných krabiciach, kvalitné regály a regálové systémy zvýšia vaše šance na úspešné skladovanie a archiváciu.
Klimatizácia, protipožiarny systém a alarm by dnes už mali byť v skladoch a archívoch samozrejmosťou.
5. Využite náš online návrhár
Sami najlepšie viete, aké dokumenty skladujete. Regalsistem online návrhár vám ponúka možnosť vytvoriť si k nim regálový systém na mieru. Použijete archivačné krabice? Viete, do akej výšky budete skladovať? Viete, aké množstvo?
Zistite si všetky informácie a rozmery a môžete začať tvoriť.
Naklikajte si počet stĺpcov v regáli, vyberte si výšku, hĺbku a dĺžku políc a ich počet. Pri regáli vysokom napríklad 2 m si navoľte 5 políc, pre skladovanie postačí základná nosnosť.
Náš online systém vám automaticky vypočíta aj cenu.
Následne produkt pridajte do košíka a my regál podľa vašich zadaných údajov pripravíme. Nie ste si niečím istý?
Celý proces môžeme spoločne takisto prebrať aj prostredníctvom telefónu.